Kleinunternehmer und E-Rechnung: Was gilt?

Stand: 14. Oktober 2026

Kurz gesagt

Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können, ein gewöhnliches E-Mail-Postfach genügt dafür. Ausstellen müssen sie keine E-Rechnung: Nach § 34a UStDV dürfen ihre Rechnungen immer als sonstige Rechnung, also auf Papier oder mit Zustimmung als PDF, übermittelt werden. Eine E-Rechnung dürfen sie freiwillig auch ohne Zustimmung des Empfängers schicken.

Wer seit 2025 Kleinunternehmer ist

Die Kleinunternehmerregelung steht in § 19 UStG und wurde zum 1. Januar 2025 neu gefasst. Umsätze eines im Inland ansässigen Unternehmers sind danach steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Kleinunternehmer weisen deshalb keine Umsatzsteuer aus und können umgekehrt keine Vorsteuer abziehen.

Die Regelung ist freiwillig. Nach § 19 Abs. 3 UStG kann ein Kleinunternehmer gegenüber dem Finanzamt erklären, dass er darauf verzichtet. Der Verzicht bindet mindestens fünf Kalenderjahre. Wer verzichtet, rechnet mit Umsatzsteuer ab und unterliegt dann auch den allgemeinen Regeln zur E-Rechnung.

Empfangen müssen auch Kleinunternehmer

Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmer. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 stellt ausdrücklich klar, dass dies auch gilt, wenn der Rechnungsempfänger der Sonderregelung nach § 19 UStG unterliegt. Auch die FAQ des Bundesfinanzministeriums zählen Kleinunternehmer zu den inländischen Unternehmen.

Der Aufwand dafür ist überschaubar. Laut BMF-Schreiben ist für den Empfang per E-Mail kein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen erforderlich. Wichtig ist eine andere Folge: Wer technisch nicht in der Lage ist, eine E-Rechnung zu empfangen, oder die Annahme verweigert, hat keinen Anspruch darauf, stattdessen eine Papier- oder PDF-Rechnung zu bekommen.

Empfangen heißt auch aufbewahren. Nach den GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025 sind eingehende Rechnungen in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden. Bei einer XRechnung ist das die XML-Datei. Ein Ausdruck oder ein Bildschirmfoto davon reicht nicht. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt nach § 14b UStG acht Jahre.

Ausstellen: Kleinunternehmer sind ausgenommen

Für die eigenen Rechnungen gibt es eine dauerhafte Ausnahme. Nach § 34a UStDV dürfen Rechnungen von Kleinunternehmern immer als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden, abweichend von der allgemeinen Pflicht in § 14 Abs. 2 UStG. Das ist keine Übergangsfrist, sondern eine feste Regel.

Zur Form sagt das BMF-Schreiben Folgendes:

Eine Rechnung auf Papier ist immer zulässig.
Eine Rechnung in einem anderen elektronischen Format, etwa ein einfaches PDF per E-Mail, braucht die Zustimmung des Empfängers. Die Zustimmung bedarf keiner besonderen Form und kann auch stillschweigend erfolgen.
Eine E-Rechnung dürfen Kleinunternehmer an inländische Unternehmer immer auch ohne Zustimmung schicken.

Inhaltlich braucht die Rechnung eines Kleinunternehmers nach § 34a UStDV: Name und Anschrift beider Parteien, die Steuernummer, die USt-IdNr. oder die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung, das Entgelt in einer Summe sowie einen Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer. Eine fortlaufende Rechnungsnummer ist laut BMF-Schreiben nicht zwingend. Eine eindeutige Nummer hilft trotzdem, weil sich Zahlungseingänge und Mahnungen sonst schwer zuordnen lassen.

Auch ohne Pflicht kann es sich lohnen, E-Rechnungen zu schicken. Größere Kunden verarbeiten eingehende Rechnungen zunehmend automatisch. Eine E-Rechnung landet dort ohne Abtippen in der Buchhaltung, ein PDF muss jemand erfassen. Und anders als beim PDF brauchen Sie für die E-Rechnung keine Zustimmung des Empfängers.

Damit die Steuerbefreiung im Datensatz richtig ankommt, muss Ihre Software die Rechnung als steuerbefreit kennzeichnen und den Hinweis auf § 19 UStG mitliefern. Prüfen Sie das, bevor Sie die erste E-Rechnung verschicken.

Wenn die Umsatzgrenze überschritten wird

Wächst das Geschäft, endet die Befreiung. Maßgeblich sind die beiden Grenzen aus § 19 Abs. 1 UStG: 25.000 Euro im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr. Ab wann genau die Regelbesteuerung greift, wenn die Grenze im laufenden Jahr überschritten wird, sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung klären, bevor es so weit ist.

Sobald Sie nicht mehr Kleinunternehmer sind, gelten für Ihre Rechnungen an inländische Unternehmer die allgemeinen Regeln einschließlich der Übergangsfristen in § 27 Abs. 38 UStG: Bis Ende 2026 sind Papier und, mit Zustimmung, PDF noch für alle erlaubt. Im Jahr 2027 gilt das nur noch, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betragen hat. Ab dem 1. Januar 2028 ist im inländischen Geschäft zwischen Unternehmern die E-Rechnung vorgeschrieben. Wer den Wechsel absehen kann, spart sich Hektik, wenn er schon vorher mit einem Programm arbeitet, das E-Rechnungen erzeugen kann.

Achten Sie beim Wechsel auch auf Ihre Rechnungsvorlage. Mit dem Ende der Befreiung entfällt der Hinweis auf § 19 UStG, stattdessen müssen Steuersatz und Steuerbetrag ausgewiesen werden, und die Rechnungsnummern müssen fortlaufend vergeben werden, weil die Erleichterung für Kleinunternehmer dann nicht mehr gilt.

Typische Fragen aus dem Alltag

Ich schreibe nur Rechnungen an Privatkunden. Betrifft mich das? Beim Ausstellen kaum: Gegenüber Privatpersonen besteht nach § 14 Abs. 2 UStG grundsätzlich keine Pflicht zur Rechnung, eine Ausnahme sind steuerpflichtige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück. Eine E-Rechnung an Privatkunden ist nach dem BMF-Schreiben nur mit deren Zustimmung möglich. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen trotzdem, sobald Ihnen ein anderes Unternehmen etwas berechnet.

Ich bekomme eine XRechnung und kann sie nicht öffnen. Eine XRechnung ist eine XML-Datei ohne Sichtteil. Zum Lesen brauchen Sie ein Programm, das den Datensatz darstellt. ZUGFeRD-Rechnungen lassen sich dagegen wie ein PDF öffnen. Bewahren Sie in beiden Fällen die Originaldatei auf, nicht nur einen Ausdruck.

Ich habe keinen Vorsteuerabzug. Muss ich eingehende Rechnungen trotzdem aufbewahren? Ja. Die Aufbewahrungspflicht nach § 14b UStG und die Ordnungsvorschriften der Abgabenordnung hängen nicht davon ab, ob Sie Vorsteuer abziehen. Eingangsrechnungen sind zugleich Belege für Ihre Gewinnermittlung.

Gilt die Ausnahme auch für Kleinbeträge? Für Rechnungen bis 250 Euro gibt es nach § 33 UStDV eine eigene Ausnahme, die für alle Unternehmer gilt. Als Kleinunternehmer brauchen Sie sie nicht, weil Ihre Rechnungen ohnehin immer als sonstige Rechnung ausgestellt werden dürfen.

Kleinunternehmer-Modus in rechnungsfox

In rechnungsfox stellen Sie im Firmenprofil ein, dass Sie Kleinunternehmer sind. Rechnungen weisen dann keine Umsatzsteuer aus, das PDF enthält den Hinweis auf § 19 UStG, und in der XRechnung oder ZUGFeRD-Datei wird die Rechnung als steuerbefreit mit dem Vermerk „Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“ gekennzeichnet. Eingehende E-Rechnungen nehmen Sie per Upload oder über eine eigene Eingangsadresse an, die Originaldatei bleibt gespeichert. Mehr auf der Startseite, Zugang auf Anfrage über kontakt@hubfox.de.

Häufige Fragen

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Nach § 34a UStDV dürfen Rechnungen von Kleinunternehmern immer als sonstige Rechnung ausgestellt werden. Eine E-Rechnung ist freiwillig und an inländische Unternehmer auch ohne deren Zustimmung möglich.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja, seit dem 1. Januar 2025. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 stellt klar, dass die Empfangspflicht auch für Unternehmer gilt, die der Regelung nach § 19 UStG unterliegen. Ein vorhandenes E-Mail-Postfach genügt.

Brauchen Rechnungen von Kleinunternehmern eine fortlaufende Nummer?

Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 müssen Rechnungen von Kleinunternehmern keine fortlaufende Nummer enthalten. Für die Zuordnung von Zahlungen ist eine eindeutige Nummer trotzdem sinnvoll.

Quellen

Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.