Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UStG

Stand: 14. Oktober 2026

Kurz gesagt

Eine Rechnung muss nach § 14 Abs. 4 UStG unter anderem Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, den Leistungszeitpunkt, das Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag enthalten. Für Rechnungen bis 250 Euro und für Kleinunternehmer gelten verkürzte Angaben. Bei einer E-Rechnung müssen alle Pflichtangaben im strukturierten Datensatz stehen.

Wann eine Rechnung Pflicht ist

Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleich wie es im Geschäftsverkehr heißt. Eine Pflicht zur Rechnung besteht nach § 14 Abs. 2 UStG insbesondere, wenn Sie an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen leisten oder an eine juristische Person. Die Rechnung ist dann innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung auszustellen.

Die Pflichtangaben haben einen handfesten Grund auf der Seite Ihres Kunden: Nach § 15 Abs. 1 UStG setzt der Vorsteuerabzug voraus, dass der Unternehmer eine nach den §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzt. Fehlt eine Angabe, bekommen Sie die Rechnung im Zweifel zurück, und das verzögert die Zahlung.

Die zehn Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG

Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, jeweils vollständig.
Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers.
Ausstellungsdatum.
Rechnungsnummer: fortlaufend und einmalig vergeben, damit die Rechnung eindeutig identifiziert werden kann.
Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung.
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung. Bei Anzahlungen der Zeitpunkt der Vereinnahmung, sofern er feststeht und vom Ausstellungsdatum abweicht.
Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen, sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung, etwa Skonto, soweit sie nicht schon im Entgelt berücksichtigt ist.
Steuersatz und Steuerbetrag, bei einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf.
In bestimmten Fällen nach § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.
Bei Abrechnung durch den Leistungsempfänger die Angabe „Gutschrift“.

Für die Rechnungsnummer genügt eine Nummer, die einmalig ist und einer nachvollziehbaren Folge entspricht. Für den Leistungszeitpunkt erlaubt § 31 Abs. 4 UStDV, den Kalendermonat anzugeben, in dem die Leistung ausgeführt wurde. Das ist vor allem bei laufenden Dienstleistungen praktisch.

Erleichterungen: Kleinbeträge, Kleinunternehmer, mehrere Dokumente

Nicht jede Rechnung braucht alle zehn Angaben:

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brauchen nach § 33 UStDV nur Name und Anschrift des Leistenden, das Ausstellungsdatum, Menge und Art beziehungsweise Umfang und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuer in einer Summe mit dem Steuersatz. Sie dürfen außerdem immer als sonstige Rechnung, also auch auf Papier oder als einfaches PDF, ausgestellt werden.
Kleinunternehmer stellen nach § 34a UStDV Rechnungen mit eigenen, verkürzten Angaben aus. Statt Steuersatz und Steuerbetrag gehört ein Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG hinein.
Mehrere Dokumente: Nach § 31 Abs. 1 UStDV kann eine Rechnung aus mehreren Dokumenten bestehen. In einem davon müssen Entgelt und Steuerbetrag zusammengefasst stehen und die übrigen Dokumente bezeichnet sein.

Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 müssen Kleinbetragsrechnungen und Rechnungen von Kleinunternehmern zudem keine fortlaufende Nummer enthalten.

Was bei der E-Rechnung zusätzlich gilt

Seit dem 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern grundsätzlich eine E-Rechnung zu verwenden. Bis Ende 2026 darf noch jeder Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein anderes elektronisches Format wie PDF verwenden. Im Jahr 2027 gilt das nur noch für Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr, so die Übergangsregel in § 27 Abs. 38 UStG.

Für die Pflichtangaben hat die E-Rechnung eine eigene Regel. Laut BMF-Schreiben müssen alle Angaben nach §§ 14, 14a UStG im strukturierten Teil stehen. Ein bloßer Verweis im Datensatz auf eine Anlage, in der die Angaben nur unstrukturiert stehen, genügt nicht. Die Leistungsbeschreibung im Datensatz muss die Leistung eindeutig und leicht nachprüfbar erkennen lassen. Ergänzende Angaben dürfen in einem Anhang innerhalb der E-Rechnung stehen, zum Beispiel ein Stundennachweis als PDF. Ein Link auf ein externes Ziel reicht dagegen nicht. Auch die Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden muss im strukturierten Teil enthalten sein.

Fehler korrigieren und Rechnungen aufbewahren

Fehlt eine Angabe oder ist sie falsch, kann die Rechnung nach § 31 Abs. 5 UStDV berichtigt werden. Dafür müssen nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben übermittelt werden, und zwar durch ein Dokument, das sich spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht. Für dieses Dokument gelten dieselben Anforderungen an Form und Inhalt wie für die Rechnung selbst. Wer zur E-Rechnung verpflichtet ist, berichtigt also auch mit einer E-Rechnung.

Zu den zehn Angaben kommen in Sonderfällen weitere hinzu, die § 14a UStG regelt. Schuldet der Leistungsempfänger die Steuer, etwa bei bestimmten Leistungen an Unternehmer in einem anderen EU-Staat oder in den Fällen des § 13b UStG, muss die Rechnung den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ enthalten. Im Fall des § 14a Abs. 1 UStG sind zusätzlich die USt-IdNr. des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers anzugeben. Ein Steuerbetrag wird dann nicht ausgewiesen.

Ein Zahlungsziel gehört nicht zu den Pflichtangaben, lohnt sich aber. Nach § 286 Abs. 3 BGB kommt ein Schuldner einer Entgeltforderung spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung zahlt. Bei Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung auf diese Folge besonders hinweist. Ein klares Fälligkeitsdatum auf der Rechnung macht spätere Erinnerungen und Mahnungen einfacher.

Eine ausgestellte Rechnung einfach zu überschreiben, ist keine Berichtigung. Nach § 146 Abs. 4 AO darf eine Aufzeichnung nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. In der Praxis wird eine falsche Rechnung deshalb storniert und neu ausgestellt oder durch ein Korrekturdokument ergänzt. Aufzubewahren sind Rechnungen nach § 14b UStG acht Jahre ab Ende des Ausstellungsjahres.

Eine kurze Prüfliste vor dem Versand: Stimmen Name und Anschrift des Kunden mit dem Vertrag überein? Ist die Steuernummer oder USt-IdNr. eingetragen? Ist der Leistungszeitraum angegeben, wenn er vom Rechnungsdatum abweicht? Passt der Steuersatz zu jeder Position?

Pflichtangaben in rechnungsfox

rechnungsfox übernimmt Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr. aus dem Firmenprofil in jede Rechnung. Rechnungsnummern kommen aus fortlaufenden, lückenlosen Nummernkreisen, das Leistungsdatum wird je Beleg erfasst und der Steuersatz je Position. Korrekturen laufen über Storno oder Gutschrift statt über das Überschreiben einer ausgestellten Rechnung. Für Kleinunternehmer gibt es eine Einstellung, mit der keine Umsatzsteuer ausgewiesen und der Hinweis auf § 19 UStG gesetzt wird. Mehr auf der Startseite, Zugang auf Anfrage über kontakt@hubfox.de.

Häufige Fragen

Muss das Leistungsdatum immer ein genauer Tag sein?

Nein. Nach § 31 Abs. 4 UStDV genügt die Angabe des Kalendermonats, in dem die Leistung ausgeführt wurde.

Was gilt für Rechnungen bis 250 Euro?

Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro gelten nach § 33 UStDV verkürzte Pflichtangaben. Sie dürfen außerdem immer als sonstige Rechnung, also auch auf Papier oder als einfaches PDF, ausgestellt werden.

Reicht bei einer E-Rechnung ein PDF-Anhang mit den Pflichtangaben?

Nein. Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 müssen alle Pflichtangaben im strukturierten Teil der E-Rechnung stehen. Ein Anhang darf ergänzende Angaben wie einen Stundennachweis enthalten, ersetzt die Pflichtangaben im Datensatz aber nicht.

Quellen

Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.