XRechnung oder ZUGFeRD: Was ist der Unterschied?

Stand: 14. Oktober 2026

Zwei Formate, eine gemeinsame Norm

Seit dem 1. Januar 2025 unterscheidet das Umsatzsteuergesetz zwischen der elektronischen Rechnung und der sonstigen Rechnung. Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss entweder der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart sein und eine verlustfreie Übertragung der Pflichtangaben in ein normkonformes Format erlauben.

XRechnung und ZUGFeRD sind keine konkurrierenden Rechtsgrundlagen, sondern zwei Umsetzungen derselben Norm. Das Bundesfinanzministerium nennt im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 ausdrücklich beide als nationale Formate, die die Anforderungen erfüllen. Es stellt außerdem klar, dass auch andere europäische Formate zulässig sind, solange sie der EN 16931 entsprechen. Der Unterschied zwischen beiden liegt deshalb nicht im Recht, sondern im Aufbau der Datei und darin, was der Empfänger damit anfangen kann.

XRechnung: der reine Datensatz

Die XRechnung ist eine XML-Datei und nichts sonst. Sie enthält alle Rechnungsangaben als strukturierte Felder, aber kein Bild der Rechnung. Ohne Software, die den Datensatz darstellt, ist sie für Menschen praktisch nicht lesbar. Das BMF-Schreiben beschreibt das so: Das Format dient in erster Linie der maschinellen Verarbeitung, eine Visualisierungsanwendung kann es lesbar darstellen.

Betreut wird der Standard von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Nach Angaben auf xeinkauf.de ist die Version 3.0 seit dem 1. Februar 2024 in Kraft und bleibt mindestens bis zum 31. Juli 2027 gültig. Technisch erlaubt die Norm zwei Syntaxen: UBL 2.1 und UN/CEFACT CII. Eine XRechnung kann in jeder der beiden vorliegen, der Inhalt ist derselbe.

Eine Besonderheit der XRechnung ist das Pflichtfeld BT-10 „Buyer reference“. Im Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern steht dort die Leitweg-ID, mit der die Rechnung an die richtige Stelle gelangt. Fehlt das Feld, liegt nach dem BMF-Schreiben ein sogenannter Geschäftsregelfehler vor. Solche Fehler sind von Formatfehlern zu unterscheiden: Eine Datei mit Formatfehlern ist überhaupt keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung.

ZUGFeRD: PDF und Datensatz in einer Datei

ZUGFeRD ist ein hybrides Format. Eine einzige PDF-Datei enthält einen Sichtteil, den jeder mit einem PDF-Programm öffnen kann, und einen eingebetteten XML-Datensatz nach EN 16931. Für Empfänger, die noch keine Software zur Verarbeitung haben, ist das bequem, weil sie die Rechnung wie gewohnt ansehen können.

Zwei Einschränkungen sind wichtig:

• Nicht jedes Profil genügt. Das BMF-Schreiben nennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als zulässiges Format, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Diese beiden enthalten nicht alle Angaben, die eine Rechnung nach EN 16931 braucht.
• Der Datensatz ist führend. Bei einem hybriden Format bilden die strukturierten Daten den führenden Teil. Weichen Bild und Datensatz voneinander ab, gehen die Daten des strukturierten Teils vor. Enthält der Bildteil abweichende Rechnungsangaben, kann er nach dem BMF-Schreiben eine weitere Rechnung darstellen, für die § 14c UStG zu prüfen ist. Den Vorsteuerabzug gibt es nur aus dem strukturierten Teil.

Für die Praxis heißt das: Wer ZUGFeRD erzeugt, muss dafür sorgen, dass PDF und XML aus denselben Daten entstehen. Ein schönes PDF, an das nachträglich ein unvollständiger Datensatz gehängt wird, ist eine Fehlerquelle.

Welches Format passt wann?

Welches zulässige Format verwendet wird, ist nach dem BMF-Schreiben eine zivilrechtliche Frage, die die Vertragsparteien untereinander klären. Das Finanzamt schreibt keines der beiden vor. Die folgende Übersicht fasst die praktischen Unterschiede zusammen:

Fragen Sie Ihre wichtigsten Kunden, was deren Buchhaltung verarbeitet. Behörden verlangen in der Regel die XRechnung mit Leitweg-ID. Viele kleinere Geschäftskunden kommen mit ZUGFeRD besser zurecht, weil sie den Sichtteil wie ein normales PDF öffnen. Ob eine Datei der Norm entspricht, lässt sich laut BMF mit einer geeigneten Validierungsanwendung prüfen. Das lohnt sich vor allem, bevor Sie ein neues Programm oder eine neue Vorlage produktiv nutzen.

Bei der Validierung unterscheidet das BMF-Schreiben drei Arten von Fehlern. Ein Formatfehler liegt vor, wenn die Datei nicht der zulässigen Syntax entspricht. Sie ist dann keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung, gleich welcher Art der Fehler ist. Ein Geschäftsregelfehler liegt vor, wenn Angaben fehlen oder sich widersprechen, etwa wenn der Steuerbetrag rechnerisch nicht zum Steuersatz passt. Betrifft er keine umsatzsteuerliche Pflichtangabe, wie die fehlende Buyer reference, ist er umsatzsteuerlich unbeachtlich. Ein Inhaltsfehler schließlich ist ein Verstoß gegen die Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG und macht die Rechnung nicht ordnungsgemäß, auch wenn die Validierung ihn nicht erkennt, zum Beispiel bei einem falschen Steuersatz. Auf das technische Ergebnis einer geeigneten Validierungsanwendung dürfen Sie sich laut BMF bei kaufmännischer Sorgfalt verlassen. Den Validierungsbericht aufzubewahren, empfiehlt das Schreiben als Nachweis.

Für den Versand gilt: Der Übermittlungsweg ist frei, eine E-Mail mit der Datei im Anhang genügt. Weigert sich ein inländischer Geschäftskunde, eine E-Rechnung anzunehmen, hat er nach dem BMF-Schreiben keinen Anspruch auf eine Papier- oder PDF-Rechnung. Ihre Pflichten als Aussteller gelten als erfüllt, wenn Sie sich nachweislich, etwa mit einem Sendeprotokoll, um die Übermittlung bemüht haben.

Aufbewahrung: Was von der Datei erhalten bleiben muss

Rechnungen sind nach § 14b UStG acht Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie ausgestellt wurden. Für E-Rechnungen hat das Bundesfinanzministerium die GoBD mit Schreiben vom 14. Juli 2025 ergänzt. Danach genügt es, den strukturierten Teil aufzubewahren. Den PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung müssen Sie nur zusätzlich aufbewahren, wenn er steuerlich bedeutsame Informationen enthält, die im Datensatz fehlen, zum Beispiel Buchungsvermerke.

Umgekehrt gilt: Eingehende Rechnungen sind in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden. Eine Umwandlung, bei der die XML-Datei verloren geht, etwa in ein reines Bildformat, ist nach den GoBD nicht zulässig. Prüfen Sie deshalb bei jedem Ablagesystem, ob es die Originaldatei behält und nicht nur eine Ansicht davon.

Beide Formate mit rechnungsfox

rechnungsfox erzeugt aus einer Rechnung beide Formate, ohne dass Sie etwas doppelt erfassen. Die XRechnung entsteht als XML nach Version 3.0 in der CII-Syntax, ZUGFeRD als PDF/A-3 mit eingebettetem Datensatz im Profil EN 16931. Eine Leitweg-ID lässt sich je Kunde hinterlegen und wird als Buyer reference übernommen. Eingehende E-Rechnungen liest rechnungsfox aus reinem XML in CII oder UBL sowie aus ZUGFeRD-PDFs und meldet, wenn Rechnungsnummer, Datum oder Betrag fehlen. Mehr dazu auf der Startseite, Zugang erhalten Sie auf Anfrage über kontakt@hubfox.de.

Häufige Fragen

Quellen

• § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen
• § 14b UStG: Aufbewahrung von Rechnungen
• BMF-Schreiben vom 15.10.2025: Einführung der obligatorischen E-Rechnung
• BMF-Schreiben vom 14.07.2025: GoBD, 2. Änderung
• xeinkauf.de: XRechnung (KoSIT)

Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.